La mise en place d’une solution de de G.E.D ne s’accompagne pas toujours d’une dématérialisation complète ni d’une modification profonde de la façon dont l’entreprise appréhende sa gestion documentaire.
Dans le projet auquel j’ai pris part, l’objectif était la numérisation de toutes les archives pour les stocker dans une G.E.D mais surtout de faire basculer l’entreprise dans une organisation « zéro papier ». Le chef d’entreprise souhaitait qu’il n’y ai plus de documents papier qui circulent entre les services. Il fallait également que la solution choisie permette d’automatiser le traitement de documents entrants et sortants en vue d’être mis à disposition des clients sur leur espace personnel en ligne.
Cette transformation a nécessité la coordination de nombreux acteurs (éditeurs de logiciel, prestataires informatiques, juristes, collaborateurs, partenaires…) et s’est étalée sur plusieurs années.
Afin d’illustrer le degré de dématérialisation qui a été atteint, voici quelques exemples de chantiers qui ont été mené en plus des tâches classiques de recensement, numérisation, catégorisation et d’organisation des documents de l’entreprise :
- Déploiement d’un Add-in dans le logiciel de messagerie qui a permis d’interfacer la GED avec les boites E-mails des collaborateurs (Stockage des e-mails entrants et sortants, Classement automatique des pièces jointes…)
- Interfaçage de la GED avec le logiciel métier pour permettre un rangement automatique des milliers de documents générés chaque mois par l’entreprise.
- Ouverture d’un accès extranet aux clients et partenaires afin de supprimer les impressions et les envois par courrier.
- Mise en place de plusieurs workflows de traitement des documents grâce à une utilisation avancée des fonctionnalités proposées par la solution de G.E.D.